# Privacy Policy — trails.cool

Datenschutzerklärung / Privacy Policy

Stand / Last updated: 2026-04-19. Die deutsche Fassung ist maßgeblich.
The German version is authoritative; English summaries follow each
section.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Ullrich Schäfer

Mehringdamm 87

10965 Berlin

Germany

E-Mail:

legal@trails.cool

English.
Data controller under GDPR is the party named
above. Contact for any data-protection matter: legal@trails.cool.

2. Erhobene Daten und Zwecke

Wir verarbeiten nur die Daten, die für den Betrieb der jeweiligen
Funktion erforderlich sind. trails.cool besteht aus zwei Teilen:
dem
Journal
(trails.cool, mit Konto) und dem

Planner
(planner.trails.cool, anonym).

Kontodaten (Journal):
E-Mail-Adresse,
Benutzername, Anzeigename, Passkey-Public-Key. Zweck:
Kontoverwaltung und Anmeldung.

Nutzerinhalte (Journal):
Routen (GPX-Daten,
Geometrie, Titel, Beschreibung) und Aktivitäten (Titel,
Beschreibung, Datum, Verknüpfung zu Routen). Zweck: Speicherung
und Anzeige innerhalb des Dienstes.

Anmeldedaten (Journal):
kurzlebige Magic-Link-Token
(zur E-Mail-basierten Anmeldung). Zweck: Authentifizierung.

Sitzungscookie (Journal):
eine zufällige
Sitzungs-ID nach dem Einloggen. Zweck: Authentifizierung während
der Sitzung.

Planner-Sitzungsdaten:
anonyme Sitzungs-ID,
kollaborativer Zustand (Wegpunkte, Notizen). Keine Zuordnung zu
einer Person. Zweck: gemeinsames Planen von Routen.

Server-Logfiles:
IP-Adresse, Zeitstempel,
HTTP-Methode, Pfad, Statuscode, User-Agent. Zweck: Sicherheit,
Betrieb, Fehlersuche. Details siehe Abschnitt 4.

Fehlerdaten (Sentry):
Stacktraces,
Fehlermeldungen, Browser-/OS-Information aus dem User-Agent,
Performance-Metriken. Bei eingeloggten Journal-Nutzer:innen
zusätzlich die Nutzer-ID (keine E-Mail, kein Benutzername).
IP-Adressen werden nicht aktiv gespeichert, ebenso keine Cookies
und keine Formulareingaben.

English.
The Journal stores only what you provide (account
details and your own routes/activities) plus short-lived auth
artefacts. The Planner is anonymous and holds only ephemeral
session state. Server logs and Sentry error data are covered
separately below.

3. Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung):

Kontoführung, Anmeldung per Passkey oder Magic Link, Speicherung
und Anzeige der von Ihnen erstellten Routen und Aktivitäten,
Versand notwendiger Transaktions-E-Mails, Bereitstellung anonymer
Planner-Sitzungen. Ein Konto sowie die Bestätigung der
Nutzungsbedingungen sind Bestandteil dieses Nutzungsvertrags –
sie sind
keine
Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1
lit. a DSGVO.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen):

kurzzeitige Server-Logfiles zur Sicherung des Betriebs und zur
Missbrauchsabwehr, Rate-Limiting, Fehlermonitoring über Sentry
zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Dienstes.

English.
Contract (Art. 6(1)(b)) covers everything
account- and content-related; legitimate interests (Art. 6(1)(f))
cover short-lived server logs, rate-limiting, and error monitoring.
We do
not
rely on consent for any of this.

4. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Dienste werden automatisch technische Informationen
protokolliert:

IP-Adresse

Zeitstempel

HTTP-Methode, Pfad, Statuscode

User-Agent (Browser, Betriebssystem)

Zweck:
Sicherheit, Betrieb und Fehlersuche.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer:
maximal 14 Tage, danach automatische
Löschung. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen
findet nicht statt.

English.
HTTP requests to our servers are logged (IP,
timestamp, method, path, status, user-agent) for up to 14 days for
operational and security purposes under Art. 6(1)(f), then deleted.

5. Speicherdauer

Konto und zugehörige Inhalte: bis zur Löschung durch Sie

Planner-Sitzungen: automatische Löschung nach 7 Tagen Inaktivität

Magic-Link-Token: 15 Minuten

Server-Logfiles: maximal 14 Tage

Fehlerdaten (Sentry): 90 Tage

Hinweis Alpha: Während der Alpha-Phase behält sich der Betreiber
ausdrücklich vor, die Datenbank zurückzusetzen oder einzelne
Datensätze zu löschen. Dies kann zu Datenverlust führen, bevor Sie
eine Löschung veranlassen. Details dazu in den Nutzungsbedingungen.

English.
Account and content kept until you delete them.
Ephemeral data (sessions, magic-link tokens, logs, Sentry events)
deleted automatically on the schedules above. Alpha caveat: the
operator may reset the database or delete individual records
during alpha, which can cause data loss before you request
deletion. See the Terms of Service.

6. Empfänger und Drittanbieter

Wir geben personenbezogene Daten nur an die unten genannten
Auftragsverarbeiter und Dritten weiter, und auch dort nur im
jeweils notwendigen Umfang.

Sentry
(Functional Software Inc.) – Fehler- und
Performance-Monitoring. Was übermittelt wird: Stacktraces,
Fehlertext, Browser-/OS-Informationen aus dem User-Agent,
Performance-Daten; bei eingeloggten Journal-Nutzer:innen
zusätzlich die Nutzer-ID. IP-Adressen werden nicht aktiv
gespeichert (
sendDefaultPii
ist deaktiviert), ebenso
keine Cookies und keine vollständigen HTTP-Header. Keine
Session-Replays. Sentry agiert als externer Dienstleister
(Auftragsverarbeiter) für die Fehlerbehandlung. Da Sentry ein
Anbieter mit Sitz in den USA ist, kann im Einzelfall eine
Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland im Sinne
der Art. 44 ff. DSGVO stattfinden; wir stützen uns hierbei auf
die von Sentry bereitgestellten
Standardvertragsklauseln.

OpenStreetMap
– Kartenkacheln werden beim Anzeigen
der Karten direkt vom Browser von OSM-Tile-Servern geladen. Dabei
werden
IP-Adresse und User-Agent
an OSM übertragen.
Dies ist notwendig, um überhaupt eine Karte darzustellen; es gilt
die

OSM Foundation Privacy Policy

.

Overpass API
(POI-Daten) – POI-Abfragen laufen
serverseitig über unsere eigene Route
/api/overpass
.
Der Upstream-Dienst sieht nur unsere Server-IP, nicht die Ihrer
Nutzer:innen. Aktueller Upstream:
overpass.private.coffee

, der ohne Query-Logs arbeitet. Eine selbst gehostete Instanz ist
geplant.

BRouter
– Routenberechnung läuft auf einer von uns
selbst gehosteten Instanz. Keine Weitergabe an Dritte.

E-Mail-Versand
– Transaktions-E-Mails (Magic
Link, Willkommensnachricht) werden über einen konfigurierten
externen SMTP-Dienst versendet. Dabei wird die E-Mail-Adresse
der Empfänger:in an diesen Dienst übergeben. Selbst-betriebene
Instanzen konfigurieren ihren eigenen Mailserver.

Hosting
– Die Dienste werden in Rechenzentren
innerhalb der EU betrieben. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit
dem Hoster besteht.

English.
Third parties and what they receive: Sentry (error
details, no IPs/cookies); OpenStreetMap tile servers
(your IP and user-agent, directly from your browser, to load map
tiles); Overpass (via our server-side proxy, so upstream only sees
our server); BRouter (self-hosted, no third party involved); SMTP
provider (your email address for magic link / welcome mail);
hosting provider in the EU under a DPA.

7. Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Löschung (Art. 17 DSGVO)

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose E-Mail an

legal@trails.cool

. Einen vollständigen Export Ihrer Routen und Aktivitäten können Sie
jederzeit direkt in den Kontoeinstellungen herunterladen (GPX bzw.
JSON). Ihr Konto samt Inhalten können Sie dort ebenfalls selbst
löschen.

English.
You have the standard GDPR rights (access,
rectification, erasure, restriction, portability, objection). Email
us to exercise them. Data exports and account deletion are also
available directly in your account settings.

8. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu
beschweren. Für uns zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Friedrichstr. 219

10969 Berlin

www.datenschutz-berlin.de

English.
You have the right to lodge a complaint with a
supervisory authority; ours is the Berlin data-protection
commissioner (address above).

Privacy Manifest

A plain-language summary of what we do, for readers who prefer
behaviour over paragraphs. Binding text is above.

Planner (planner.trails.cool)

Anonymous by design. No account, no identifier, nothing persisted
past the session.

No cookies, no localStorage, no sessionStorage

No browser-side error tracking (Sentry is not loaded)

Session data is deleted automatically after 7 days of inactivity

Journal (trails.cool)

Holds only what you put in. Exportable any time, deletable any time.

Account: email, username, display name, passkey public key

Routes: GPX, geometry, title, description

Activities: title, description, date, linked route

GPX / JSON export available per object and overall

Sentry

Journal server: always on

Journal browser: only after login, torn down on logout

Planner: server only; the browser never loads Sentry

IPs not actively stored, no cookies, no full headers (
sendDefaultPii: false
)

No replays (replay integration not installed, sample rates 0)

User ID only (no email/username) on Journal-logged-in events

What we don't do

Sell data

Show ads

Build user profiles

Run tracking pixels, analytics, or A/B tests

Security

Auth via passkey (WebAuthn) or magic link — no passwords stored

HTTPS + HSTS preload on all origins; session cookies httpOnly + Secure

CSP, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options on every response

Containers run non-root; host firewall restricts to HTTP/HTTPS/SSH

Gitleaks + dependency audit on every PR

Vulnerability reports:

SECURITY.md
